合同管理系統

Contract management system

產品概述

一、前言

近年來,隨著全球經濟一體化的不斷加速、全球企業在提升管理和防范風險方面都在不斷進取??焖僭鲩L的中國經濟已經進入第二季!作為迅速崛起的世界第二大經濟體,調整結構并保增長,使中國企業無一例外地面臨巨大壓力。他們在商務過程中不僅要以更快的速度來處理更大量的合同,還需要保證對合同周期內所有環節的監管和控制力度不變。

合同是組織與組織間所訂協議的法律表現形式,是現代商業社會中最重要的商務文件,體現著相關方對于合作在法律和道德意義上的雙重承諾。合同是商業關系的完整表達,包含對方信息、標的信息、財務信息、權利義務信息和違約責任信息等等,在雙方的慎重談判下得以敲定并具有長期法律效力。企業的大多數戰略決策與成本節約策略都反映在與合作伙伴所簽訂的合同當中。隨著全球經濟的發展、法律法規要求不斷增加和商業關系的日趨復雜化,合同的復雜程度也達到了前所未有的高度。

目前主流的企業管理系統,如OA、ERP、財務管理軟件等,往往無法滿足企業對于合同這樣一個包含完整商務信息的業務憑證的由始至終的監控過程,更不能對合同相關數據進行及時準確地預測、歸集和分析,致使企業面臨嚴重的管理瓶頸。

據相關機構調查,大多數企業的合同管理都或多或少存在以下現象:

● 在合同簽訂上,不是領導授意草草簽署,沒走既定流程,就是你方改罷我登場;最終到底誰改了什么都一團亂麻,重復核對,效率低下;

● 合同簽過之后,或者就放在檔案柜里,乏人問津;或者就是在出問題的時候才去找合同,卻發現那個合同不在自己手里,甚至在合同對方手里沒收回來;

● 基本上使用EXCEL做合同臺賬,但是EXCEL難以應對動態的執行數據,雖然解決了這個維度,但又貽誤了那個維度,搞得合同管理員非常頭大,無計可施;

● 合同管理人員按期向各個業務部門收集合同執行數據,但是每個業務部門都很忙,報送不及時不說,還不準確,業務部門之間的數據對不上;

● 合同量大,收付款筆數太多,經常會忘記催收款項,有時還會重復付款給供應商,導致增添利潤的機遇流失甚至公司損失;

● 由于合同簽署和執行沒有統一的管控機制,導致重要審計材料缺失,執行合同審計非常困難;

● 客戶跟蹤信息全部分散在客戶經理身上,公司掌握不全面,如若客戶經理發生變動,以前的跟蹤情況難以承接,甚至發生跳單情況,給公司造成損失;

● 供應商審核流程不規范,選商和招標環節資料和流程不完整不規范,導致采購管理混亂,以至于容易滋生腐敗,缺失質量控制,造成損失;

● 一旦合同完成后,對客戶、供應商、合同等沒有回歸評價機制,不能使后續業務借鑒過往業務的經驗教訓,致使多次犯同一個錯誤而不自知;

● 合同執行過程中,難以對合同收付款、開票、合同標的的交付做一一對應,款、票、物的對賬經常出問題;

● 集團企業無法監控下屬企業合同的簽訂和執行,違反合同管理規定的行為比比皆是,致使企業風險指數加大。

為了解決這些問題,越來越多的中大型企業都踏上了合同自動化管理的道路,用以增強合同全生命周期過程的監控,提高合同商務執行效率,同時加強合同合規性、控制合同風險、增強決策力度。

二、產品概述

永易科技將合同生命周期分為四個階段:前期商務、合同簽署、合同執行、完結。通過對這四個階段業務的管控,實現了對商務數據和流程以及法務數據和流程的全面掌控,進而規范管理、規避風險,實現完整意義的企業商務內控。

永易產品對于大型企業法律相關業務有良好的支撐,具備法律糾紛管理、授權委托管理、知識產權管理、工商事務管理等功能。恒潤基產品有兩個系列、多個版本,分別適用于從小到大的各類企業對于合同管理及其關聯業務的不同層次需求。

面向大型和集團性企業,以合同的全生命周期管理為著眼點,覆蓋企業客戶和供應商管理、選商和招投標、項目和預算、合同簽署和審批、資金結算和收付、合同和項目進度履行、合同標的管理、項目完結審計,以及合同完結回歸評價等業務管理需求。永易科技EBP的銷售管理解決方案、采購管理解決方案、合同起草和審批解決方案、工程項目管理解決方案是永易科技積累的精髓。

面向中小企業和大型企業的部門級應用,幫助企業實現合同管理的信息化和自動化,著重合同文本管理

合同履行的資金管理,提供標準化管理流程和標準化合同報表,使企業快速獲取合同管理收益。

三、應用場景

 

 

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